1. Musisz zarejestrować się na stronie European Youth Portal (jeżeli masz już konto nie musisz zakładać nowego)
‍
2. Prześlij nam swój numer PRN (znajdziesz go w mailu potwierdzającym rejestrację lub po zalogowaniu się)

3. Dostaniesz mailowo zaproszenie do udziału. Zaakceptuj je.

4. Każdy wolontariusz podpisuje także umowę z organizacją goszczącą. W zależności od organizacji:
a) dostaniesz ją w Volunteer Profile. Wtedy wystarczy, że ją pobierzesz, wypełnisz swoje dane, podpiszesz i załadujesz ponownie do Volunteer Profile.
b) dostaniesz mailem jedynie wzór umowy a podpiszesz na miejscu.

Żeby potwierdzić swój udział w projekcie musisz dostarczyć nam bilety na podróż najpóźniej na 6 tygodni przed rozpoczęciem projektu. Rezerwację możesz przesłać do nam mailem na info@workcamps.pl. Jeżeli nie otrzymamy jej na czas Twoja rezerwacja zostanie anulowana.

Jest to uzależnione od odległości pomiędzy Twoim miejscem zamieszkania a miejscem projektu. Odległość liczona jest w linii prostej za pomocą tego kalkulatora: Distance Calculator - Erasmus+ 

- W przypadku odległości wynoszących 10–99 km: 28 EUR na uczestnika (56 EUR w przypadku podróży ekologicznej)
- 100–499 km: 211 EUR na uczestnika (285 EUR w przypadku podróży ekologicznej)
- 500–1999 km: 309 EUR na uczestnika (417 EUR w przypadku podróży ekologicznej)
- 2000–2999 km: 395 EUR na uczestnika (535 EUR w przypadku podróży ekologicznej)
- 3000–3999 km: 580 EUR na uczestnika (785 EUR w przypadku podróży ekologicznej)
- 4000–7999 km: 1 188 EUR na uczestnika

Podane kwoty to górny limit dofinansowania. Jeżeli wydasz więcej różnicę musisz pokryć samodzielnie. W zależności od organizacji goszczącej podróż jest rozliczana na podstawie ryczałtu (dostajesz całą kwotę, niezależnie ile wydasz) lub na podstawie kosztów rzeczywistych (dokładnie tyle ile wydasz, do wysokości limitu). 

Pociąg oraz autobus. Aby podróż została uznana za ekologiczną musisz przebyć tymi środkami transportu ponad 50% odległości.

Aby otrzymać zwrot kosztów musisz pamiętać o zbieraniu wszystkich dokumentów dotyczących Twojej podróży. 

Samolot:
1. Opłacona rezerwacja z widoczną trasą, ceną, nazwiskiem pasażera
2. Karta pokładowa (jeżeli korzystasz z aplikacji pamiętaj żeby ją zapisać zanim zniknie po locie)

Inne środki transportu: 
Najlepiej bilety w formie cyfrowej (cena, trasa, pasażer, data). Jeżeli masz bilety papierowe musisz zachować oryginały.

Możesz odbyć podróż maksymalnie 2 dni przed projektem i 2 dni po projekcie. Jeżeli przekroczysz te daty organizacja goszcząca może odmówić zwrotu. 

Pamiętaj, że zakwaterowanie na workcampie jest zapewnione dokładnie w dniach odbywania projektu, podanych w opisie. Jeżeli przyjdziesz wcześniej / wyjedziesz później musisz samodzielnie znaleźć zakwaterowanie i pokryć jego koszt. 

Jeżeli chcesz jechać z/do innego miejsca niż Twoje miejsce zamieszkania (np. przejazd bezpośrednio z jednego workcampu na inny) lub chcesz jechać z przystankiem, skontaktuj się z nami. Doradzimy Ci jak to zrobić aby nie stracić dofinansowania.

Po zakończeniu workcampu otrzymasz od nas maila z instrukcją jak opisać bilety i gdzie je załadować. Poza tym musisz wypełnić “participant report”, który również otrzymasz po projekcie.

My sprawdzamy bilety i przesyłamy je do organizacji goszczącej. Organizacja goszcząca wysyła do nas pieniądze. Jak tylko otrzymujemy rozliczenie, zwracamy je Tobie. Cały proces trwa od 2 tygodni do nawet 4-5 miesięcy. Jest to uzależnione od organizacji goszczącej, niektóre rozliczają się szybko, innym zajmuje to sporo czasu. Masz jednak pewność, że jeżeli wszystkie dokumenty są w porządku, otrzymasz zwrot. Jesteśmy w stałym kontakcie z organizacjami goszczącymi i staramy się uzyskać dla Ciebie zwrot jak najszybciej się da.

Każdy uczestnik otrzymuje także kieszonkowe na swoje wydatki (inne niż jedzenie i zakwaterowaniem - to jest zapewnione niezależnie od kieszonkowego). Wysokość jest uzależniona od kraju do którego jedziesz (od 5 do 12 EUR dziennie). Najczęściej wypłacane gotówką na workcampie.

Osoby ubezpieczone przez NFZ mają obowiązek posiadania Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego. Wszystkie konieczne świadczenia medyczne, których wolontariusz nie może otrzymać w ramach dostępu do publicznej opieki zdrowotnej umożliwia prywatne ubezpieczenie dopełniające zapewnione przez firmę Henner. Każdy wolontariusz po zaakceptowaniu zaproszenia do udziału w projekcie zostaje automatycznie zgłoszony do ubezpieczenia uzupełniającego.

Osoby, które nie są ubezpieczone przez NFZ prosimy o kontakt z nami.

Do wzięcia udziału w workcampie konieczna jest zgoda rodzica lub opiekuna prawnego.

Poza zgodą, w zależności od projektu/organizacji goszczącej wymagane mogą być inne zgody lub dokumenty, które znaleźć możesz w swoim profilu “Volunteer Profile”. Należy je pobrać, wypełnić, podpisać i załadować do swojego profilu. Wszystkie wzory dokumentów dostępne są w języku angielskim.

Każdy projekt jest nadzorowany przez co najmniej jednego koordynatora projektu / opiekuna. Jest to osoba pełnoletnia, odpowiednio przygotowana do pracy z młodzieżą, która jest przez cały czas z wolontariuszami.

Organizacje goszczące, które oferują projekty wolontariatu to doświadczone organizacje, zarejestrowane w swoich krajach, organizujące projekty przeznaczone dla osób małoletnich zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Zarówno opiekun jak i sama organizacja zapewniają wsparcie wolontariuszom przez cały czas trwania projektu.

Projekty odbywające się w UE.
Wszystkie osoby do ukończenia 18 roku życia zamieszkujące w Polsce podlegają ubezpieczeniu w NFZ, a co za tym idzie mają prawo do uzyskania Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego. O kartę stara się w imieniu małoletniego opiekun prawny – wymagany jest dokument opiekuna oraz zgoda. Karta EKUZ pozwala na korzystanie z publicznej opieki zdrowotnej na terenie Unii Europejskiej. Karta wydawana jest z datą ważności do 18 urodzin. Każda osoba nieletnia wyjeżdżająca na projekt zagraniczny ma obowiązek posiadania karty.

W przypadku projektów odbywających się poza UE, każdy wolontariusz musi mieć wykupione ubezpieczenie podróżne pokrywające ewentualne koszty leczenia w danym kraju.

Ze względów bezpieczeństwa organizacja goszcząca powinna wiedzieć jakie leki przyjmujesz lub jakiego rodzaju problemy zdrowotne Cię dotyczą. Informacje te powinny zostać podane w formularzu zgłoszeniowym. W każdej chwili możesz także uzupełnić te dane w swoim volunteer profile. Dodatkowo osoby niepełnoletnie mogą zostać poproszone o dostarczenie formularza medycznego podpisanego przez rodziców.

Dojazd na projekty, również te dla uczestników niepełnoletnich, organizowany jest przez nich we własnym zakresie.

Jeżeli organizator zapewnia odbiór z lotniska, informacja ta jest podana w opisie projektu wraz z godziną do której trzeba dolecieć. Jeżeli jest informacja, że organizacja goszcząca odbiera z lotniska ale nie ma podanej konkretnej godziny, zachęcamy do kontaktu z nami. Skonsultujemy to z organizacją goszczącą.

Jeżeli w opisie projektu nie ma wzmianki na temat możliwości odbioru z lotniska oznacza to, że trzeba samodzielnie dotrzeć do miejsca określonego jako punkt zbiórki. Najczęściej jest to stacja kolejowa nieopodal miejsca workcampu. Powinno być to określone w opisie a w informatorze będzie więcej wskazówek oraz kontakt do osoby odpowiedzialnej za odbiór w miejscu zbiórki.  

Więcej wskazówek na temat planowania podróży znajduje się w sekcji ogólnej.